MENU
4833365661_5decf2c4f6_b

Moje 10 sposobów na lepszą efektywność

Ostatnie tygodnie spędziłam na próbach ogarnięcia chaosu, który zdarza się czasem w życiu każdego człowieka. Ba! Niektórzy w takim chaosie spędzają lata manewrując między notatkami, mailami i ludźmi, którzy wymagają spotkań, porad i dobrze podjętych decyzji.

Ja mam z tym problem. Trudno zapanować mi nad emocjami, żyć w ciągłym napięciu i na pewno trudno mi nie zgubić przy tym tych niezbędnych notatek i nie zapomnieć o kluczowym spotkaniu.

Zaczęłam się więc rozglądać za czymś, co pomoże mi przetrwać. I wyszło to, co widzicie. Dla was, korzystajcie mądrze!

1. Jeśli ciągle jesteś zmęczony, robisz coś źle

Trochę nie sposób, ale musiał być na początku, bo jest niezwykle ważny. Zagadka na dzisiaj: jeśli masz do odhaczenia milion zadań na liście, to co jest Twoim celem?

Powiesz, że zadania. Powiesz, że musisz zrobić to dobrze, żeby szef był zadowolony i żebyś zgarnął premię w tym miesiącu. Jak najwięcej, jak najlepiej, jak najszybciej.

To, co myślisz i w jaki sposób myślisz nie jest nawet „błędne” – jest szkodliwe. Widząc przed sobą tylko zadania, zabierasz sobie energię. To, czego się nauczyłam przez ostatni miesiąc i z czego wcześniej nie zdawałam sobie sprawy, to fakt, że efektywność prowadzi do poczucia komfortu, spokoju, kontroli. A te uczucia prowadzą do efektywności.

Gdy panujesz nad sytuacją i potrafisz sobie z nią poradzić, czujesz się dobrze. Wstajesz z większą energią, kładziesz się nadal zmotywowany i nagle okazuje się, że kawa nie jest niezbędnym elementem życia. I to właśnie ten stan jest Twoim celem, nie lista zadań.

2. Pytaj i szukaj informacji

Możesz nawet nie zorientować się, że utknąłeś w jednym miejscu tylko dlatego, że nie masz nawyku szukania informacji. Nie zmieniasz kłopotliwych ustawień w telefonie, bo nie wiesz jak. Próbowałeś i się nie udało. Chciałbyś zmienić stanowisko, ale nie znasz się na niczym innym. Piszesz kilka linijek kodu od dwóch godzin i nie wiesz co nie gra. Nikogo nie spytałeś, nie szukałeś rozwiązań, nawet nie przyszło Ci do głowy. Dla Ciebie „nie wiem jak” to mur, którego nie da się przeskoczyć.

Naucz się szukać rozwiązań poza swoim umysłem. Staraj się wytworzyć nawyk dowiadywania się rzeczy. Za każdym razem, gdy uznasz „nie umiem”, postaraj się nauczyć. Możesz dowiedzieć się, jak zrobić to samemu lub komu to zlecić. Dlaczego nie warto tego ruszać albo w jaki sposób zostawienie tego może zrujnować Ci życie.

3. Twórz listy, które mają znaczenie

Jest mnóstwo zasad dotyczących tworzenia list. Najbardziej ogólna zasada mówi: rób je. Listy zadań i spraw bieżących pozwalają Ci uporządkować to, czego nie powinieneś trzymać w głowie.

Gdy już znajdziesz system, który najbardziej Ci odpowiada, niezbędny jest jeszcze jeden krok. Tym krokiem jest pamiętanie o regularnym przeglądaniu tego, co zapisałeś. Za każdym razem, gdy starasz się wrócić do organizacji swojego czasu, zaczynasz notować i ostatecznie wszystko sypie się, bo przestałeś zaglądać do tego, co zapisałeś – obniżasz swoją wiarygodność wobec siebie.

Brzmi dziwnie, ale tak jest. Niektórzy ludzie mają tak niski poziom kontroli, że tracą zaufanie do siebie i swoich postanowień. Nie planują, nie podejmują decyzji, a na pytania o to, czy coś zrobią, odpowiadają z podaniem prawdopodobieństwa, nie decyzji.

Ważne jest, byś zrobił listę i rzeczywiście codziennie lub raz w tygodniu (najważniejsze, że regularnie) do niej wracał. Nabrał do niej i do siebie zaufania, które w końcu pozwoli Ci przestać trzymać w głowie te wszystkie rzeczy do zrobienia.

4. Naucz się, że nie funkcjonujesz tak samo całą dobę

Jeśli potrafisz pracować tylko do 18, nie sprzątaj rano. Nie trać tej energii na długie rozmowy telefoniczne, zakupy i seriale. Nie udawaj przed sobą, że po 15 godzinach na nogach, będziesz dalej potrafił analizować skomplikowane teksty w obcym języku, uczyć się matematyki, przygotowywać prezentację.

Naprawdę polecam tutaj odrobinę autorefleksji. Może być z zaskoczenia, żebyś nie miał możliwości oszukiwania. Na telefonie ustaw budzik, który zadzwoni za parę dni w godzinach, w których według Ciebie masz najwięcej energii. Uwierz, jeśli zadzwoni, a Ty obok sterty papierów do przejrzenia będziesz właśnie kończył trzygodzinny maraton zakupów internetowych, możesz się zdziwić. Poprawna reakcja w takiej sytuacji, to „co ja właściwie robię i dlaczego robię to właśnie teraz!?”.

Gdy już zorientujesz się, że musisz coś zmienić, polecam zacząć od odpowiedniej pobudki i porannego rytuału. Możliwe, że po wstaniu z łóżka uznajesz, że potrzebujesz się „rozbudzić” i robisz to przez 3 godziny – przeglądając kolejne strony w internecie. Wiesz co Cię pobudzi? Aerobik. I zajmie Ci on maksymalnie 30 minut.

W skrócie – pracuj, kiedy masz energię. Gdy jej nie masz, odpoczywaj. Jeśli często nie masz możliwości odpocząć, robisz coś źle lub masz zbyt dużo  obowiązków. W każdym razie musisz coś przemyśleć.

5. Pozwól otoczeniu działać na swoją korzyść

Mnóstwo problemów związanych z efektywnością wynika ze złej organizacji przestrzeni wokół siebie. Chcesz szybko zrobić podsumowanie projektu, ale nie wiesz gdzie są notatki. Ciągle szukasz tych samych informacji w swojej biblioteczce, bo nie masz dobrego systemu przechowywania ich.

Znajdź jeden, najlepszy dla Ciebie system i trzymaj się go. Trzymaj dokumenty w oznaczonych miejscach, zapisuj spotkania, ustawiaj powiadomienia. Kup sobie dużo budzików, dobry organizer i minutnik. Po prostu pozwól technologii Ci pomóc – nie bój się, nowy kalendarz Cię nie pogryzie.

Poza tym, usuń wszelkie rozpraszacze, zadbaj o stanowisko pracy. Nie utrudniaj sobie życia przez zbędny chaos, hałas, włączonego facebooka, migające powiadomienia i psa szczekającego w oczekiwaniu na spacer.

6. Naucz się działać od razu

Możesz nie zwracać na to uwagi, ale czasami przygotowujesz się do rozpoczęcia działania tak długo, że czynność zajmuje Ci dwa razy dłużej właśnie przez chodzenie, zaglądanie, zagadywanie, układanie.

Z różnych powodów mamy tendencję do odkładania spraw na później. Jest na to kilka sposobów. Najlepszy, najbardziej skuteczny i zdrowy, to stworzenie nawyku. Spróbuj przez trzy dni powstrzymać się od wymówek i podchodzić do małych i dużych obowiązków właśnie wtedy, kiedy powinieneś. Spróbuj wstawać z łóżka na dźwięk budzika, odpowiadać na maile od razu, uczyć się bez wcześniejszego sprawdzenia wszystkich serwisów społecznościowych. Zobaczysz szybko, że takiego podejścia można się nauczyć i nie jest to tak trudne, jak myślisz.

Drugi sposób, to ustalanie godzin. Uczysz się nie „zaraz” i nie „po śniadaniu” tylko o 14.45 i 8.15. Jeśli będziesz uczciwy wobec siebie i ustalisz ze sobą konkretną godzinę, nie będzie miejsca na odkładanie na później. Pamiętaj tylko o wyznaczaniu rozsądnych godzin.

Jeszcze jedną przydatną strategią jest siadanie do zadania „na chwilę”. Jeśli masz przed sobą trudne, złożone zadanie, które skutecznie odkładasz, spróbuj przekonać się do zajrzenia do niego tylko na moment. Ostatnio używam tej taktyki bardzo często i jest naprawdę przydatna. Nie spodziewałam się, że tyle zadań można dokończyć „przez przypadek”.

7. Nie bój się zmian!

Przyzwyczajasz się. Całe Twoje ciało przyzwyczaja się do konkretnych działań. Nawet jeśli jesteś z tych bardziej spontanicznych ludzi;)

Będzie Ci się zdarzać wpaść na szaloną myśl „a może jest lepszy sposób?”. Może ktoś Ci to zasugeruje, może zauważysz, że inni ludzie mają odmienne nawyki. Wybieraj te, które pozwolą Ci lepiej/szybciej wykonywać „obowiązki”. Dlaczego? Bo prawdopodobnie pierwszą myślą, która przysłoni wszystko inne będzie „ale tak mi jest dobrze!”.

Uwierz, po zmianie dobrze Ci będzie w nowej sytuacji, bo znowu się przyzwyczaisz. A przy okazji będziesz miał więcej czasu i satysfakcji. Walcz z tą tendencją do bronienia wygodnej pozycji starając się choćby brać pod uwagę nowe rozwiązania.

Nie możesz ciągle zmieniać wszystkiego na lepsze, bo skończysz ucząc się pisać, komunikować, ćwiczyć, oddychać, jeść i żyć w inny sposób. To byłoby wykańczające. Ale staraj się zmieniać choćby jedną rzecz na tydzień. I słuchaj innych, kiedy sugerują, że Twoje życie byłoby łatwiejsze gdybyś tylko nauczył się robić coś w inny sposób.

zdjęcie: sashajassem

Wiem, że napisałam o 10 sposobach. One tu są, nie martw się. Ale postanowiłam dzisiaj porozpieszczać osoby, które zapisały się na newsletter Cloudy. Jeśli tylko chcesz, możesz zapisać się na niego tutaj w tej chwili. Hasło powędruje do Twojej skrzynki razem z potwierdzeniem zapisu 😉

Zablokowana treść

Podobało Ci się? Podziel się wpisem ze znajomymi:)

Written by:

Published on: 16 lutego 2015

Filled Under: Depresja

Views: 2139

  • OCZ

    Wow, nie wiedziałem, że teraz Cloudy oferuje DLC dla vipów 😉
    Miło, że wrzuciłaś coś nowego; dawno nie pisałaś i zacząłem myśleć, że może porzuciłaś tego bloga…
    Co do samych sposobów, to mogą mi się przydać, bo ostatnio sam próbuję (niezbyt efektywnie) zwalczyć chaos w swoim życiu… spróbuję, zobaczymy. Poczekam jeszcze, aż mi hasło na maila przyjdzie. 😉

    • http://cloudymind.pl/ Agnieszka

      Zaniedbałam trochę ludków z listy, postanowiłam im to wynagrodzić :)
      Miło, że dalej zaglądasz (mimo tych przerw w pisaniu). I powodzenia z ogarnianiem.

  • http://www.zenlider.pl/ ZenLider

    Droga Agnieszko, bardzo się z Tobą zgadzam :-)

    Dwa ważne z tego sprawy o których napisałaś (poza technikami):
    1. Lista zadań jest techniką, narzędziem, a nie celem. (wczoraj pisałem o tym u siebie na blogu ;-))
    2. Ważną dla wszystkich, a bardzo niedocenianą, jest kwestia budowania zaufania do samego siebie. W zmianie osobistej jest to fundament prawdziwego rozwoju opartego o przemianę, a nie o techniki.

    Serdecznie Cię pozdrawiam.